Benchmarking — Qué es, sus beneficios y cómo implementarlo en Notion

El análisis de benchmarking es una de las herramientas más utilizadas en el mundo de los negocios, sobre todo por su flexibilidad. Además, es uno de los sistemas más útiles para identificar los puntos fuertes y débiles de una empresa o proyecto si se implementa correctamente. Tanto si tienes un pequeño emprendimiento, como si trabajas para el cualquier departamento de una gran empresa, este artículo te servirá mucho para descubrir cómo puedes mejorar tus resultados a través del benchmarking. Además te daré mi punto de visto de por qué creo que Notion es ideal para implementar este análisis. Vamos a ello!

¿Qué es el Benchmarking?

De nuevo somos víctimas de la influencia inglesa en los términos de negocios y no hay una traducción exacta de la palabra Benchmarking al español. Sin embargo, en mi opinión, lo más cercano es la palabra "comparación" o "evaluación comparativa".

• El Benchmarking es una herramienta para implementar análisis estratégicos.
• El objetivo principal del benchmarking es crear una comparación estratégica de métricas que ayuden a los analistas a evaluar resultados de manera más objetiva.
• La forma más común de utilizar el benchmarking es comparar nuestros resultados con la competencia (generalmente en formato de tabla), sin embargo la flexibilidad de la herramienta permite mucho más.
• Gracias a su flexibilidad, el benchmarking también se puede utilizar para comparar resultados en el tiempo (por ejemplo por meses) o el resultado de diferentes productos o campañas.

‍

‍

La implementación del benchmarking resultan en diferentes puntos de referencia sobre el desempeño de proyectos, áreas, productos o campañas, generando información de gran importancia para la toma de decisiones estratégicas en las empresas. Además de esto, algunos beneficios específicos de esta práctica son los siguientes:

Aprender de la competencia

Permite conocer mejor las prácticas de los competidores, identificar dónde están sus inversiones estratégicas y comprender su comportamiento. También sirve para obtener una perspectiva independiente sobre qué tan bien nos desempeñamos nosotros en comparación con otras empresas. No se trata solo de comparar, se trata de aprender y analizar.

Identificar áreas de mejora

Ayuda a identificar dónde están las áreas de mejora. Al final de cuentas, no podemos mejorar lo que no podemos medir. Así, el benchmarking nos permite identificar qué procesos necesitan mejorar y en qué áreas estamos fallando.

Supervisar el desempeño de la empresa

El Benchmarking también permite analizar el comportamiento interno de la empresa. Podemos hacer comparaciones por departamento o analizar los resultados por meses de la empresa. Esto es muy beneficioso para identificar tendencias.

Identificar puntos de productividad

Así como no se puede mejorar lo que no se puede medir, tampoco podemos analizar lo que no vemos. El Benchmarking nos permite visualizar aquellos puntos que se están haciendo bien y en los que tenemos una ventaja competitiva.

¿Cómo lo implemento en Notion?

Implementar un benchmarking en Notion es bastante sencillo, sin embargo, primero debemos entender cuáles suelen se los pasos para implementar un Benchmarking en general.

1. Planificación: el primer paso consiste en planificar y entender qué tipo de benchmarking queremos hacer. Lo anterior implica decidir si queremos hacer un benchmarking interno (comprar productos o procesos) o si queremos hacer un benchmarking externo (Comparar nuestros resultados con competidores.
2. Métricas: Este paso consiste en decidir qué métricas o indicadores queremos comparar y qué fórmulas o estándares utilizaremos para ello. Dependiendo del benchmarking esto puede consumir mucho tiempo.
3. Búsqueda de información: una vez decidimos qué medir y cómo es importante buscar la información. Si estamos haciendo un benchmarking interno, la mayoría de información la tendremos a la mano. En cambio para los benchmarking externos encontrar información de los competidores puede ser complicado.
4. Tomar decisiones: este es el paso más importante después de realizar el benchmarking y consiste en sacar conclusiones y tomar decisiones con base en los datos observador de la comparativa.

Implementar todos los pasos anteriores en Notion es bastante sencillo. Y estas son mis recomendaciones:

1. Vista de Kanban: En mi opinión, la mejor vista para implementar este tipo de análisis es la vista de Kanban o Board. Utilizando la opción de Group by Divider podremos ver los diferentes resultados de nuestros competidores o de nuestro producto en diferentes meses por ejemplo.
2. Cards: para mostrar los resultados de cada métrica, lo mejor es utilizar las propiedades y solamente mostrar aquellas que nos interesan, como por ejemplo el nombre del indicador y el resultado.
3. Templates: Para ahorrar tiempo para futuros análisis, guardar cada indicador como una template con una pequeña descripción y fórmula es una gran ayuda

‍

‍

¿Realmente necesito esto?

Mis profesores de Economía y Negocios siempre decían "No se puede mejorar lo que no se puede medir". Para mí, encontrar una forma objetiva de medir es la mejor manera para identificar puntos de mejora. El Benchmarking nos permite precisamente esto, medir. Un ejemplo se puede observar en la siguiente imagen, que nos permitió concluir que:

• Necesitamos mejorar el indicador "Hours Deviation" que nos indica cuántas horas de más hicimos con respecto a las horas previstas para este proyecto.
• Pudimos ver que de las tres plantillas, la plantilla del Customer Journey Map tuvo una productividad más alta.
• Vimos que con el tiempo hemos mejorado las "Overdue Project Tasks" que nos indica las tareas cuyos deadlines no se cumplieron.

Muchas más conclusiones pueden sacarse de esta imagen. Pero la moraleja es: nunca las hubiéramos descubierto sin el benchmarking. Ya que el benchmarking nos obligó a buscar la información y a comprar.

‍

‍

Proyectos de Premium Templates de Notionología.

Debido a la utilidad que encontramos en esta herramienta, transformamos esta idea en una plantilla de Notion. La base de presentación de la plantilla es exactamente como la he presentado en este post, sin embargo tiene un componente especial: te va ahorrar mucho tiempo.

Lo que hicimos fue recopilar más de 600 indicadores de diversas áreas de una empresa y guardarlos como plantillas en diferentes bases de datos. De esta manera te ahorrarás muchísimo tiempo en buscar qué y cómo medir → Benchmarking Template

Espero que este post te haya sido de utilidad para encontrar una nueva manera de utilizar Notion 🙌🏽 y si te has animado a darle una oportunidad a la plantilla no dudes en compartirnos por Twitter tus casos de uso 🤩

‍