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Conectar Google Calendar con Notion de manera rápida y sencilla

Conectar Google Calendar con Notion de manera rápida y sencilla

18 de mayo de 2021 · Daniel Somoza

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Antes de empezar con lo que nos ocupa en el día de hoy, quería aprovechar este pequeño espacio para agradecer la acogida que tuvo el blog en su lanzamiento. Ayer explicamos qué es la API de Notion y cómo empezar a usarla. Hoy, nos vamos a centrar en una de las cosas que más nos han pedido: poder conectar Google Calendar con Notion.

Para poder conectar Google Calendar con Notion, vamos a necesitar utilizar una aplicación de automatización. En este caso, os vamos a enseñar a hacerlo con las tres aplicaciones que más nos gustan para estos menesteres: Zapier, Automate.io e Integromat.

Sin más dilación, ¡vamos allá!

Primer paso: invitar la integración o bot a tu calendario de Notion

Si no sabes lo que es la integración o bot de Notion, entonces te recomiendo que leas este artículo en el que te enseñamos a crear una y acceder a tu token, el cual te permitirá conectar tu espacio de Notion con otras aplicaciones.

Una vez hemos creado nuestra integración, debemos invitarla y darle acceso a nuestro calendario como si de una persona se tratara. Para ello, primero debemos pulsar en Share, buscar en la barra nuestra integración y pulsar en Invite. Una vez hagamos eso, nos aparecerá nuestra integración ya lista para ser conectada.

Por si no ha quedado claro, les dejamos aquí un pequeño vídeo donde lo verán mejor 👇

Disclaimer:
Disclaimer: el vídeo está en 320fps para mejorar la rapidez de carga de la página.

Tras este primer paso, es momento de ponernos manos a la obra y conectar Google Calendar con Notion.

Conectar Google Calendar con Notion a través de Zapier

Sin duda, la aplicación más conocida para conectar aplicaciones entre sí y realizar automatizaciones es Zapier. A nosotros nos encanta porque es muy intuitiva y en cuanto entrenes un poco vas a poder hacer maravillas con ella. Si es la primera vez que la vas a utilizar, te podemos recomendar este curso de NoCodeHackers que dura 1 hora y te ayudará a entender el funcionamiento de esta herramienta.

Por otro lado, si tenemos que destacar algo malo de esta herramienta es que su plan gratuito solo incluye 5 zaps y 100 tareas, los cuales podrían ser suficientes si eres un usuario básico de Google Calendar y no vas a añadir muchos eventos. Si eres un heavy user, puede ser que se te quede corto y tengas que pasarte a uno de sus planes de pago. Dicho esto, para conectar Google Calendar con Notion de manera efectiva, vas a tener que hacer al menos los siguientes tres Zaps (automatizaciones) que te vamos a explicar a continuación.

1. Crear un evento en Google Calendar y que aparezca en Notion

Para crear un evento en Google Calendar y que el mismo aparezca en una de tus bases de datos en Notion tienes que realizar los siguientes pasos:

  1. El trigger (el elemento que va a iniciar la automatización) debe ser "añadir un nuevo evento en Google calendar").
  2. Una vez que tenemos elegido que este sea el elemento que va a iniciar la automatización, tendremos que conectar nuestra cuenta de Google Calendar y seleccionar el calendario desde el cual Zapier va a buscar si habéis añadido un nuevo evento.
  3. En cuanto a la acción, deberás seleccionar Notion como aplicación y Create Database Item como evento.
  4. Conectar tu cuenta de Notion con el Token de la integración que hemos invitado al calendario en el cual queremos que nos aparezca dicho evento.
  5. Posteriormente, nos va a pedir que seleccionemos la base de datos y que completemos con todos los datos correspondientes.
  6. Por último, vas a tener que hacer un test y si este funciona ya tendrás el Zap listo para darle a "On".

Si no os queréis complicar la vida, aquí os dejamos el zap para que solo tengáis que poner vuestros datos y ya está 👇

2. Crear un evento en Notion y que aparezca en Google Calendar

Con el anterior zap, al añadir un evento en Google Calendar te va a aparecer en Notion pero no al revés. Esto podría ser un problema y darnos más de un quebradero de cabeza por lo que te recomendamos que también hagas este zap para que cuando crees un evento en Notion te aparezca en Google Calendar. Para lo anterior, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Primero, deberás seleccionar como trigger "New Database Item" y conectar con la base de datos respecto a la cual quieres que Zapier esté pendiente de si creas un nuevo evento.
  2. Para poder hacer el test, deberás haber creado un nuevo item en tu base de datos. Importante que este evento tenga una fecha de inicio y una fecha de fin. En caso contrario, no te va a funcionar el zap.
  3. Una vez lo anterior está correcto, deberás seleccionar Google Calendar como aplicación en la cual se va a realizar la acción y "Create an event" como evento.
  4. Conecta tu cuenta de Google Calendar y selecciona el calendario al que quieres que se te añada lo que has creado en Notion.
  5. Posteriormente, cuando estés en el apartado "Set up Action" deberás completar obligatoriamente los campos de inicio y fin del evento, lo cual no podrás hacer si en la acción que utilices como test no has puesto una fecha de inicio y de fin. Una vez completados los campos requeridos, puedes ver si te interesa completar algún campo más y ya casi estará.
  6. Por último, vas a tener que hacer un test y si éste es correcto, ya tendrás el zap listo para darle al "On".

Si no os queréis complicar la vida, aquí os dejamos el zap para que solo tengáis que poner vuestros datos y ya está 👇

3. Actualizar y cancelar eventos en Notion a través de Google Calendar

A parte de conectar Google Calendar con Notion de la manera que lo hemos hecho quieres ir un pasito más allá en la automatización, deberías también crear las automatizaciones necesarias para actualizar y cancelar eventos en Google Calendar y que éstos aparezcan en Notion.

El problema con este tipo de automatizaciones es que para llevarlas a cabo vas a necesitar un zap de 3 pasos, lo cual no está incluido en el plan gratuito. Pero bueno, por si queréis probarlo, os explico de manera muy breve en qué consiste esta automatización:

Evento cancelado o actualizado en Google Calendar —> Encontrar item en Notion —> Actualizar item en Notion

Además, os dejo estos ejemplos de zaps del gran aNotioneer, el cual os recomiendo mucho si no lo conocéis. El primero os servirá para actualizar vuestra base de datos en Notion cada vez que hagáis una actualización y el segundo en el caso que canceléis el evento.

Conectar Google Calendar con Notion a través de Automate.io

Automate.io es una alternativa a Zapier que, en su plan gratuito, es muy similar a ésta pero que si te decides por agarrar el plan de pago es prácticamente un 50% más barata. Ambas funcionan prácticamente igual con la única diferencia de que Zapier cuenta con muchas más aplicaciones que poder integrar.

En el caso que tengáis bastantes zaps y no queráis agarrar un plan de pago, una buena opción sería crearos una cuenta en Automate y hacer esta automatización con ellos y así liberar espacio en tu Zapier. En todo caso, nos pareció interesante dar otra alternativa para conectar Google Calendar con Notion.

Como vemos el principio es el mismo: seleccionar un trigger que encadene una acción.
Como vemos el principio es el mismo: seleccionar un trigger que encadene una acción.

1. Crear un evento en Google Calendar y que aparezca en Notion

Habiendo repasado los básicos de cómo conectar Google Calendar con Notion, no nos vamos a detener mucho en el proceso ya que es prácticamente igual al de Zapier. Lo único que en este caso, en vez de crear Zaps, en Automate lo que vas a crear son Bots.

En este bot, lo que tendrás que hacer es seleccionar como aplicación a Google Calendar y como Trigger "Event Added". Posteriormente, deberás conectar tu cuenta de Google Calendar y seleccionar el calendario respecto al cual quieres que Automate esté atento.

En cuanto a la acción, deberás seleccionar la aplicación en este caso Notion y seleccionar como acción "Add Item (Page)". Posteriormente, deberás seleccionar la base de datos correspondiente. En nuestro caso, "Calendario API" y completar los datos que queremos que nos aparezcan en Notion.

Ejemplo real de la automatización que tenemos en
Ejemplo real de la automatización que tenemos en Automate.io

2. Crear un evento en Notion y que aparezca en Google Calendar

Por último, para crear un evento en Notion y que aparezca en Google Calendar deberás hacer lo mismo que hemos hecho antes pero al revés.

Simplemente, tendrás que tener en cuenta los datos que te pedirá Automate para poder encontrar la nueva página creada. Una vez tengas eso en consideración, el principio es el mismo. Seleccionar un trigger y que cuando éste se cumpla se lleve a cabo una acción. En este caso, la acción será que el evento aparezca en tu Google Calendar.

Esto es todo por hoy, si os ha gustado y os ha servido de ayuda, la mejor manera de recompensarnos es mediante Buy me a Coffee y siguiéndonos en Twitter. Si no quieres perderte nada de lo que acontece en Notionología, no te olvides de suscribirte a la Newsletter. Con esto nos despedimos y os deseamos unas buenas jornadas de automatización 😂.

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