Fórmulas en Notion

Fórmulas en Notion para principiantes

16 de julio de 2021 · Daniel Somoza

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Las fórmulas en Notion es una de las características que dotan a esta herramienta de una potencia extraordinaria. Sin embargo, poder utilizarlas correctamente es algo que cuesta y mucho. De hecho, no hace tanto estuvimos 3 horas peleándonos con una fórmula infumable que al final conseguimos vencer.

Así, en ese post os vamos a enseñar muy brevemente 4 tipos de fórmulas en Notion que debéis conocer para utilizar Notion como verdaderos profesionales. Eso sí, tened en cuenta que esta es una primera aproximación para principiantes. Así que, intentaremos no complicarnos mucho la vida. Dicho esto, ¡Vamos allá!

1. Operaciones matemáticas

Una manera muy sencilla de utilizar las fórmulas en Notion es utilizarlas para hacer cálculos matemáticos. Vamos a poner un ejemplo:

Tenemos una tabla con 2 columnas de tipo numérico que se llaman: "Precio" y Gastos de envío". Lo que a nosotros nos interesa es crear una tercera columna de tipo fórmula que nos indique cuál es el precio total de un producto incluyendo los gastos de envío. Para ello, utilizaríamos la siguiente fórmula:

prop("Precio")+prop("Gastos de envío) 

Tened en cuenta que no solo podéis utilizar el "+", las operaciones matemáticas de base son las siguientes: + - / * . En todo caso, lo importante cuando hagáis operaciones matemáticas en Notion es estar pendientes de haber utilizado la propiedad correcta con la cual busquéis trabajar.

2. Los operadores lógicos

Digamos que queréis comparar dos campos de vuestra base de datos para verificar si estos son iguales o no. Para ello, necesitaremos operadores lógicos que nos dirán si los dos elementos de esas dos columnas son iguales o no.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos un proyecto al que le hemos asignado un número total de horas y queremos controlar que no nos pasemos de esas horas acordadas. Para ello, crearíamos dos columnas de tipo numérico a las cuales llamaríamos "Horas asignadas" y "Horas completadas". Para saber si las horas completadas son iguales que las horas asignadas tendríamos que hacer la siguiente fórmula.

prop("Horas completadas") == prop("Horas asignadas")

De esta manera, en la columna de fórmula nos aparecería un checkbox que estaría "check" si las horas completadas se corresponden con las horas asignadas y que no lo estaría si no se corresponden. Al contrario, si queremos que se nos marque el checkbox cuando las horas no se corresponden tendríamos que hacer la siguiente fórmula:

prop("Horas completadas") != prop("Horas asignadas")  

Otros operadores lógicos que os pueden interesar son los siguientes:

">" es más pequeño que...

"<" es más grande que..

3. Fórmulas "If"

La fórmulas "if" son nuestras fórmulas favoritas pero también las que más quebraderos de cabeza nos han dado. En este sentido, la estructura básica de una fórmula "if" es la siguiente:

Si [...] entonces [...] sino [...]

Lo anterior, traducido a lenguaje Notion equivaldría a lo siguiente "if (_____ , ______ , ______)". Para que lo veamos más claro, pongamos el ejemplo de que tenemos una tarea y que queremos que cuando su estatus sea "Terminado" se nos muestre un mensaje que nos diga "👍 Bravo" y si no lo hemos terminado que nos diga "Ep, aún no has terminado". Para ello, tendríamos que hacer la siguiente fórmula:

if (prop("Estatus")=="Terminado", "👍Bravo", "Ep, aún no has terminado")

Con esta fórmula, cuando hayamos finalizado una tarea y cambiado su estatus a "Terminado", ese pequeño mensaje nos aparecerá en nuestra base de datos.

4. Fechas

Otra use case súper útil y que nos va a servir muchísimo es crear fórmulas a partir de fechas. Siguiendo con el ejemplo anterior, digamos que dicha tarea tiene una fecha límite. Para ello, tendríamos que crear una columna de tipo fecha en nuestra base de datos cuyo título sea "Fecha límite" para conocer si estamos con retraso. Para ello, vamos a utilizar la siguiente fórmula, en la cual vamos a verificar si la fecha límite es "más pequeña" que nuestra fecha de hoy:

prop("Fecha límite") < now()

Siguiendo con este ejemplo, pongamos que quizás nos interesa saber cuántos días de retraso tenemos respecto a la fecha límite. Para ello, Notion cuenta con una fórmula que es "DateBetween" que te calcula la diferencia entre dos fechas diferentes. En este sentido, la fórmula quedaría de la siguiente manera:

dateBetween(now(), prop("Fecha límite"), "days")

De esta manera, podremos conocer cuán retrasados estamos en una determinada tarea.

Hasta aquí, los cuatro tipos de fórmula que os queríamos enseñar hoy. Son fórmulas muy básicas pero son las que consideramos que son esenciales para empezar a adentrarse en este complejo mundo de Notion. ¡Ahora os toca a vosotros jugar con ellas! Como siempre, si tenéis cualquier duda o comentario nos podéis escribir que estaremos para ayudaros en la medida de lo posible. Asimismo, os invitamos a suscribiros a nuestra newsletter.

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