LAB101 y la gestión de proyectos en Notion

La forma de trabajar con los diferentes equipos en LAB101 había generado un problema que cada vez se hacía más latente, y era poder centralizar la información y los tableros Kanban o Trello que cada PO (Project Owner) creaba en su proyecto. Un problema que llegaba a representar altas cargas de trabajo para personas que pertenecían a diferentes equipos de trabajo o proyectos en paralelo.

El hecho de no tener un “tablero central” donde observar a todos los miembros de los equipos, proyectos, fechas de entrega, responsabilidades y asignaciones, hacía que el tener un panorama completo del LAB101, sus KPIs e incluso temas de RRHH fuera una labor de una persona en particular con reuniones extensas y concurrentes.

Exacto, es aquí donde Notion como solución flexible y completa nos brindaría ayuda. Junto con el apoyo del equipo de líderes de los diferentes equipos de trabajo pude generar una estructura completa, conociendo los diferentes equipos, estructuras de proyectos y problemáticas, para así tener un piloto o PoC con el que entre nosotros pudiéramos probar de forma controlada y con pocas personas como sería a futuro la implementación transversal de Notion en el LAB101.

Una cosa es construir nuestros espacios de trabajo personales, pero otra muy diferente es proponer una solución para un cliente, proyecto o empresa en la que trabajamos. Por esto, Daniel dedicó varias horas a investigar sobre Notion y sus funcionalidades para equipos.

Si bien tenía algo de experiencia usando y personalizando Notion de forma personal, sabía que proponerlo como una herramienta para la gestión del tiempo e información para el LAB101 era un enorme reto. Comencé leyendo mucho, en blogs, dev.to, medium, diferentes sitios tanto en ingles como en español (Es increíble que en el caso de Notion se encuentra mucha documentación también en español, aún cuando la herramienta no lo soporta) para estar seguro que mi idea de centralizar todo en Notion no era descabellada y que en el aspecto organizacional funcionaba también.

Contenido audiovisual se encuentra muy poco o casi nada además de los videos oficiales de Notion y uno que otro webinar de consultoras de hace años, que mostraban Notion como lo conocí, una herramienta para organizar información y de productividad personal. Justo en este aspecto fue donde más tuve que leer y probar, el aspecto colaborativo. Luego de diferentes pruebas personales y entre mi correo personal y corporativo surgían ideas que si bien estuvieron alimentadas de diferentes publicaciones, post y comentarios sobre Notion, respondían específicamente a la necesidad que el LAB101 tenía en el momento y que al estar liderando el equipo de desarrollo yo ya estaba viviendo.

El sistema de organización se construyó desde cero, basándome en la PoC que habíamos realizado y con el feedback que el equipo de líderes me iban dando, desde una perspectiva de PO y líderes, pero también desde un usuario inmerso en una nueva herramienta, lo cual le agregó un valor importante para la curva de aprendizaje y aceptación de todo el equipo.

Las plantillas clásicas de Notion y algunas públicas en blogs ayudaron a darle forma en cuanto a estética y presentación del Notion del LAB101, aunque para algunos sería otra herramienta más de organización, para otros era un lugar de trabajo diario.

En cierta medida no lo fue, pues en el LAB101 se usaban previamente herramientas similares y una estructura de organización de una u otra forma afín a las necesidades. La transición fue paulatina, proyecto por proyecto, equipo por equipo y con un oído atento a posibles ajustes y necesidades particulares de cada proyecto. Incluso en esa transición surgieron nuevas ideas que aportaban valor a la estructura.

Sí, las buenas prácticas en los proyectos, metodologías ágiles a las que ya se estaba acostumbrado a usar como organización hicieron que la transición fuera muy sencilla en cierta medida al hacer analogías con lo existente e incluso buscando encontrar la forma de hacerlo similar en cuanto a forma.

Como todo en cuando a los cambios hubo una resistencia normal, al final, si algo funciona, ¿Por qué cambiarlo?, sin embargo, al tener ya la PoC y aprobación de los diferentes líderes, la idea tenía fuerza y no llegaba a probar suerte. Además, en cada equipo de trabajo se expuso la solución y sus bondades y cada quien supo encontrar valor en esto, sin olvidar la época en la que fue implementado, el 2020-2021, con nuevos retos en el modelo del teletrabajo y gestión de equipos remotos.

Se dieron espacios dedicados a exponer la herramienta, la estructura de organización y el nuevo modelo de gestión del tiempo a todo el equipo del LAB101, adicional, cada líder estaba capacitado previamente para el manejo de la solución con su equipo de trabajo.

Sí, así logramos generar pequeños grupos para adoptar la solución y cuando era necesario corregir algo, explicar a profundidad o incluso implementar nuevas cosas en el Notion, con los líderes hacíamos esta revisión y cada uno se encargaba de transmitirla al equipo.

El equipo en general tenía que usar la herramienta ya que allí se gestionaban tareas, requerimientos, tiempos, sprints y todo lo relacionado a cada proyecto. Incluso, en las diferentes ceremonias de Scrum, compartir pantalla y entre todos ir actualizando y moviendo tareas del Notion (Similar a un daily con Post-its) generando así una dinámica que en época del teletrabajo se necesitaba lograr.

Como la idea inicial en la construcción de este espacio de trabajo era lograr un orden, por lo menos en la gestión del tiempo, usamos Notion para la gestión de proyectos e interna, logrando así un único tablero o base de datos central con todas las tareas de los diferentes equipos y proyectos, filtradas de manera coherente y práctica en cada espacio de trabajo de los equipos. Allí la gestión de proyectos en cuanto a deadlines, KPIs, Sprints, etc, se fue dando de forma orgánica, acoplando y expandiendo el Notion a las nuevas ideas y necesidades de cada líder.

Una de las bondades con las que Notion resalta son sus integraciones y en particular en el momento que lo estábamos implementando Notion había lanzado todo el tema del API y surgieron muchas ideas con el tiempo, sin embargo, quisimos mantener la premisa de “hacerlo simple” para lograr una adopción exitosa de la herramienta y solo nos integramos con Google Drive, pero no se hizo ninguna automatización.

En LATAM no he leído ni escuchado al respecto, por lo mismo esta iniciativa de comunicar y mostrar como Notion ayuda a pequeñas y medianas empresas me parece muy valiosa. He escuchado y visto en twitter startups, proyectos pequeños y personas que utilizan Notion como método personal de organización y documentación, lo cual me sirvió como motivación. Pero en LATAM no estoy seguro si leí o vi sobre alguno.

Puedo resumir la respuesta en “Notion me permite hacer lo que quiero, como lo quiero” y para un contexto en el que las herramientas cobran por cualquier funcionalidad pro, premium o extra, Notion es una solución. Ademas, cualquier idea, que con un par de clics, algún filtrado, generación de bases de datos o incluso bloques de información se ve solucionada no tiene precio. El usuario final es el que tiene que decidir que quiere hacer, no un template, no un tercero, el lienzo en blanco que es Notion al abrirlo por primera vez, que si bien es en un instante abrumador, al no saber ni por donde comenzar con el tiempo será el mejor aliado. Lo recomiendo incluso a modo Notion evangelist, si es que algún día podré tener ese título, a todo el que me permite el atrevimiento de dar una opinión, desde un estudiante necesitando orden en su vida académica, hasta un gerente esperando alguna herramienta que finalmente le permita ver en una tabla, tablero, etc, su empresa y lograr así optimizar lo que requiera.