Todo lo que hay que saber sobre Notion Projects

A principios de junio de 2023, Notion ha hecho uno de sus grandes lanzamientos anuales, el cual ha llamado Notion Projects.

A diferencia de otros lanzamientos como el de las Better Databases el año pasado, en esta ocasión no solo se trata de una actualización de su producto. Sino que es un amalgama de novedades que intentan ir más allá.

Por ello, hemos considerado necesario escribir este post. Para que puedas entender el porqué de este lanzamiento, en qué consiste y nuestra opinión sobre cuál es la nueva dirección que va a coger Notion.

¡Vamos allá!

Contexto previo a la llegada de Notion Projects

El contexto lo es todo.

Y en un lanzamiento tan importante para Notion como el de Notion Projects no podía ser menos.

De hecho, si eres asiduo lector de nuestra newsletter ya avanzamos a principio de año que la dirección de Notion para este 2023 era la de centrarse en atraer más clientes para los planes Business y Enterprise.

Efectivamente, así parece que está siendo.

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La desesperación de Notion por atraer cuentas Enterprise

Actualmente, estamos en lo que se denomina bear market. Un escenario en el cual existe alta incertidumbre y creciente desconfianza. En otras palabras, los fondos de inversión no están invirtiendo con la facilidad que lo habían hecho los últimos años.

¿Qué significa esto?

Que las empresas se tienen que centrar en hacer dinero. Algo que parecer lógico pero que, a veces, cuando se pone el enfoque en el híper growth, no parece tan sencillo de conseguir.

Precisamente a esto responde el movimiento de Notion de integrar una nueva CRO (Chief Revenue Officer) en el mes de marzo de este mismo año. Para que se pueda centrar en añadir nuevas líneas de Revenue al modelo actual de Notion.

Una de ellas, seguramente haya sido NotionAI, cuyo pricing ha sido ampliamente debatido y no parece haber sido un éxito en cuanto al aumento de ingresos.

En este sentido, una vez lanzada su IA al mundo, Notion ha vuelto a centrarse en los clientes que pueden aportar un crecimiento a su compañía, lo cual es totalmente lógico.

Ahora bien, tal y como veremos más adelante, algunos de los movimientos como la creación de plantillas pre-construidas y las bases de datos específicas, parecen más una apuesta desesperada para no dejar escapar clientes Enterprise que una evolución del producto.

Notion vs. Jira y Asana en cuanto a la gestión de proyectos

Notion es un lienzo en blanco, en el cual a través de sus bloques puedes crear auténticas maravillas.

Desde un sistema de gestión de proyectos sencillos para una PYME de 15 empleados, hasta un sistema completo de gestión logística para una empresa que factura varios millones de euros al año.

Los casos de uso son múltiples y la capacidad de personalización es muy elevada.

¿El problema?

Que esto choca con sistemas mucho más encorsetados como lo son Jira y Asana. Que están especializados en la gestión de proyectos. Y, por ende, tienen funcionalidades específicas para la gestión de proyectos más grandes y complejos.

¡Ojo!

Que esto no significa que no se puedan gestionar proyectos grandes con Notion. Lo que pasa es que se necesitan personas especializadas en Notion para poder i) montar el sistema adecuado y ii) asegurarnos de su buen funcionamiento. Lo que vendría siendo un Notion Architect.

Ahora bien, Notion no puede asegurarse que las cuentas Business o Enterprise tengan un perfil de ese estilo en sus equipos. Ni tampoco pueden asegurarse que éstas contraten un Notion Certified Consultant.

Así que, al parecer, uno de los problemas que está teniendo en Notion es el síndrome del lienzo en blanco. En otras palabras, empresas importantes que al momento de integrar Notion en su ecosistema, no saben por dónde empezar y no se saben adaptar a la flexibilidad de Notion en contraposición a sistemas más encorsetados como los que proponen Jira o Asana.

Por eso tenemos Notion Projects, para tratar de solventar este problema.

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¿Qué es Notion Projects?

En este apartado, vamos a enumerar todas las nuevas funcionalidades y otras novedades que ha lanzado Notion para, posteriormente, centrarnos en la llegada de las plantillas pre-construídas de tareas, proyectos y Sprints.

Nuevas funcionalidades específicas

El lanzamiento de Notion Projects ha sido probablemente uno de los mayores esfuerzos que ha hecho a nivel de marketing. Para no explayarnos demasiado, esto son las funcionalidades de Notion Projects:

• Los nuevos IDs que se auto-incrementan
• Nuevas propiedades de IA para las bases de datos
• Mejoras en las dependencias y en las sub-tareas
• Propiedades conectadas para Google Drive y Figma
• Posibilidad de automatizar las notificaciones de Slack
• Github PR Connected Property
• Un ecosistema con más de 70 herramientas que se pueden conectar a Notion.
• Plantillas pre-construída con una funcionalidad específica de Sprints

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De estas nuevas funcionalidades, algunas como los IDs y la mejora de las dependencias eran muy necesarias para mejorar la gestión de proyectos en Notion. Por lo tanto, estamos muy contentos con ambas funcionalidades. De hecho, estamos planeando hacer un vídeo de YouTube específico sobre las dependencias, suscríbete para no perdértelo.

Asimismo, la posibilidad de automatizar las notificaciones de Slack nos parece una muy buena funcionalidad. Además, en nuestra opinión, esto abre la puerta a poder en un futuro realizar automatizaciones a partir de las bases de datos. Lo cual sería espectacular.

En definitiva, Notion Projects ha sido un amalgama de funcionalidades destinadas a mejorar la gestión de proyectos en Notion junto con el anuncio del acuerdo con más de 70 partners que se integran a la herramienta.

La llegada de plantillas pre-construidas por Notion

Tras hacer un pequeño repaso de todo lo que ha sido Notion Projects, es momento de centrarnos en lo más importante de todo el lanzamiento: las plantillas pre-construidas y la funcionalidad de Sprints.

Para acceder a estas plantillas, lo podéis hacer desde vuestro espacio de trabajo. Abajo en la barra lateral izquierda, podéis acceder a Templates y desde ahí buscar la plantilla: Projects, Tasks & Sprints.

Una vez la dupliquéis en vuestro espacio de trabajo, os recomendamos que empecéis a probarla. Pero de momento, si ya tenéis un sistema que funciona, no lo integréis con esta plantilla. Simplemente, utilizarla para coger buenas ideas y quizás en un futuro migrar todos vuestros datos.

La plantilla está constituida de la siguiente manera:

• 3 bases de datos (tareas, proyectos y sprints)
• El sprint board (un híbrido entre página y base de datos)

En cada una de estas bases de datos, vamos a tener las vistas y propiedades que Notion considera que son las adecuadas para la gestión de proyectos.

Asimismo, Notion establece varias relaciones entre las bases de datos para, posteriormente, utilizar Rollups y mostrar información en otras bases de datos. Lo curioso en este caso, es que algunas de las propiedades están bloqueadas y no se pueden editar y otras no se pueden borrar.

¿Os acordáis de la rigidez que mencionábamos antes respecto a Jira y Asana?

Pues, parece que ese ha sido el camino escogido por Notion.

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Respecto al sprint board, lo más destacado sin duda es el botón de completar Sprint, el cual nos permite añadir las tareas que no se han completado en el sprint para el siguiente, dejarlas en el mismo sprint o añadirlas al backlog.

Sin lugar a dudas, esta nueva funcionalidad de Sprints que sólo está —de momento— disponible en esta plantilla es lo más destacado de todo Notion Projects. Ya que puede ahorrar mucho tiempo y quebraderos de cabeza a los equipos que trabajen por Sprints o ciclos de desarrollo.

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Pero, tal y como apuntábamos anteriormente, no creemos que merezca la pena migrar todo un sistema que nos funcione a estas nuevas plantillas. Son mucho más rígidas, no tienen en cuenta las especificidades de cada equipo y, el botón de completar Sprints de momento no se puede modificar de ninguna manera ya que está hard-coded en el sprint board.

Un cambio de paradigma

Adaptarse o morir.

Eso es lo que nos va a tocar hacer a todas las personas que llevamos utilizando Notion desde hace 3 o 4 años. Estamos viendo un cambio brutal en la manera de hacer las cosas en Notion, tanto desde el punto de vista de su “filosofía” como en términos técnicos.

Bases de datos específicas vs. Bases de datos globales

Hasta ahora, Notion se ha centrado en brindarnos los mejores bloques para que nosotros como usuarios pudiéramos construir nuestro sistema. Adaptado a nuestras necesidades y en nuestros propios términos.

Con la llegada de la funcionalidad de Wiki, todo esto cambió.

Las wikis se introdujeron a Notion como un nuevo tipo de base de datos específica. Conservando ciertas funcionalidades de las bases de datos clásicas de Notion pero añadiendo ciertos componentes nuevos y específicos. Uno de esos elementos es la propiedad de verificación, la cual tan sólo está disponible en las wikis.

Con la llegada del sprint board, estamos asistiendo al mismo caso. Un tipo de base de dato específica con un botón, al cual solo se puede acceder si utilizas las otras bases de datos construidas por Notion, con los elementos que Notion ha decidido incluir.

No somos lo suficientemente técnicos para entender el porqué de esta decisión. Pero lo que sí que podemos observar es un cambio en la filosofía de Notion.

Hemos pasado de empoderar al usuario a decidir por él qué es lo mejor.

Construyendo caballos más rápidos

Cuando fundó Ford Motor Company, una de las frases más célebres de Henry Ford fue: “Si le hubiera preguntado a la gente qué quería, me hubiesen dicho que caballos más rápidos”.

Esto es precisamente lo que parece estar haciendo Notion, construyendo sistemas menos flexibles y pre-construidos pensando solo en un tipo de cliente específico.

Notion está construyendo caballos más rápidos.

Sin embargo, a mí me queda la duda de que sea eso lo que necesiten la mayoría de las empresas. Máxime teniendo en cuenta que Notion ya es un producto global. No solo utilizado por grandes cuentas Enterprise sino también por PYMEs de diferentes industrias alrededor del mundo.

En realidad, parece que Notion con la voluntad de simplificar su producto para ciertos casos de uso, lo que está consiguiendo es complejizar su producto. Sin duda, una buena noticia para los que nos dedicamos a ayudar a las empresas con Notion. Pero una mala noticia para los que amamos la filosofía de Notion de la flexibilidad y el empoderamiento.

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Esto es todo por nuestra parte. Esperamos que te haya gustado este post. Si es así, puedes suscribirte a nuestra newsletter o escribirnos a admin@notionologia.com.

¿Eres una empresa y estás usando Notion? Ponte en contacto con nosotros para que auditemos tu espacio de trabajo.

¡Nos leemos!

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